Politique de confidentialité

Chez Plenio, nous accordons une grande importance à la protection des données personnelles. La présente politique de confidentialité explique quelles données nous collectons auprès des employeurs et recruteurs qui utilisent Plenio, comment nous les utilisons et quels droits vous avez en vertu des lois applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD) et la loi suisse sur la protection des données (LPD). L’application de ces lois et son étendue dépendent toutefois de chaque cas particulier.

Pour toute question, vous pouvez nous écrire à l’adresse support@plenio.com

1. Données que nous collectons et traitons

Nous traitons les données personnelles que vous nous communiquez lors de votre inscription et de l’utilisation de la plateforme, ainsi que les données générées par son fonctionnement. Il s’agit notamment de :

Données de compte : nom, adresse e-mail et mot de passe, ou identifiants de votre compte Google si vous vous connectez avec Google
Données de l’organisation : nom et informations de l’entreprise, membres de l’équipe et invitations, ainsi que leurs rôles
Données de recrutement : descriptions de poste et fichiers que vous importez, critères de recherche, vos décisions concernant les correspondances de candidats et vos demandes de contact
Données de facturation : informations de licence, de facturation et de paiement de votre organisation
Retours et demandes d’assistance que vous nous envoyez
Données techniques et d’utilisation (p. ex. adresse IP, type de navigateur) lorsque vous visitez notre site web ou utilisez la plateforme

Nous utilisons également des services tiers (p. ex. Google Analytics, Gleap, Customer.io) pour analyser le trafic et les interactions des utilisateurs sur notre site web et notre plateforme (voir section 10). Ces services peuvent collecter des données techniques conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

2. Comment et pourquoi nous utilisons vos données

Pour vous donner accès à la plateforme et à ses fonctionnalités, y compris votre compte d’organisation et la gestion de l’équipe
Pour créer des offres d’emploi à partir des descriptions et fichiers que vous fournissez, à l’aide d’un traitement assisté par IA
Pour mettre vos offres d’emploi en correspondance avec des candidats et vous afficher les résultats
Pour contacter des candidats en votre nom lorsque vous envoyez une demande de contact
Pour établir les factures et gérer les licences et les crédits
Pour communiquer avec vous et assurer l’assistance client
Pour améliorer et développer la plateforme grâce aux analyses et aux retours
Pour vous envoyer des informations sur nos propres services (vous pouvez vous y opposer à tout moment)
Pour assurer le fonctionnement et la sécurité de notre activité, en particulier l’informatique et notre plateforme

3. Données des candidats

Plenio vous présente les données de candidats correspondant à vos offres d’emploi. Les coordonnées d’un candidat vous restent masquées tant que le candidat n’a pas accepté de les partager. Vous ne pouvez utiliser les données des candidats que pour évaluer les candidats au regard de l’offre pour laquelle ils ont été proposés et pour recruter pour cette offre. Vous ne pouvez ni les vendre, ni les transmettre à des tiers, ni les utiliser à d’autres fins. Dès qu’un candidat vous a communiqué ses coordonnées, vous êtes responsable de votre propre traitement ultérieur de ces données conformément au droit applicable en matière de protection des données.

Les candidats sont informés du traitement de leurs données dans la politique de confidentialité de la plateforme candidats de Plenio.

4. Bases juridiques du traitement

Exécution du contrat – lorsque le traitement est nécessaire pour fournir la plateforme à votre organisation ou pour préparer un contrat
Intérêt légitime – pour améliorer nos services, analyser ou garantir la sécurité et informer les clients professionnels de nos services, à condition que vos droits ne prévalent pas sur ces intérêts
Obligation légale – pour satisfaire aux exigences légales (p. ex. droit fiscal et comptable)
Consentement – lorsque nous le demandons (p. ex. cookies facultatifs) ; le consentement peut être retiré à tout moment, sans effet sur les traitements antérieurs

5. Conservation et suppression des données

Les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités indiquées, y compris les exigences légales, réglementaires et opérationnelles.

Si vous supprimez votre compte ou si votre organisation est supprimée, les données associées sont définitivement supprimées dans un délai de 30 jours, sauf si des obligations légales de conservation s’y opposent (p. ex. pour les factures et les documents comptables).

Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données via support@plenio.com.

6. Vos droits (RGPD / Suisse)

Droit d’accès
Droit de rectification des données inexactes
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Droit à la limitation du traitement et droit d’opposition
Droit à la portabilité des données
Droit de retirer votre consentement
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données

Autorités de contrôle :

Suisse : PFPDT – https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/home.html
EEE : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_fr

7. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive ou la modification, par exemple :

Serveurs sécurisés en Suisse et dans l’UE
Chiffrement des données lors de la transmission (HTTPS/SSL)
Contrôles d’accès et mesures d’authentification
Surveillance régulière des systèmes et analyses de vulnérabilités

Malgré toutes ces mesures, une sécurité complète ne peut être garantie. En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour vos droits, les utilisateurs concernés et les autorités de contrôle seront informés conformément au droit applicable, si nécessaire. Veuillez garder vos identifiants confidentiels et veiller à ce que seuls les membres autorisés de votre organisation aient accès au compte.

8. Traitement assisté par IA et décisions automatisées

Plenio utilise l’IA pour structurer les descriptions de poste que vous fournissez et pour classer les candidats pour vos offres d’emploi. Ces résultats sont des suggestions. La décision de contacter, d’interviewer ou d’embaucher un candidat vous appartient toujours. Nous n’utilisons pas à votre égard de décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative (art. 22 RGPD).

9. Clients professionnels uniquement

Plenio pour les employeurs est destiné à un usage professionnel par des personnes âgées d’au moins 18 ans et agissant pour une organisation. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès de mineurs.

10. Partage des données et transferts internationaux

Nous pouvons partager des données avec des tiers dans le cadre de nos activités et pour les finalités décrites ci-dessus, dans la mesure où cela est autorisé et jugé approprié, soit parce qu’ils traitent les données pour notre compte, soit parce qu’ils les utilisent pour leurs propres finalités. Il s’agit notamment de :

Nos prestataires de services, tels que les fournisseurs informatiques, d’hébergement, d’e-mail et d’IA
Les candidats, qui voient votre nom, votre organisation ainsi que le contenu de l’offre d’emploi et de la demande de contact que vous leur envoyez
Les autres membres de votre organisation, selon leur rôle
Les autorités, administrations ou tribunaux suisses et étrangers

Ces destinataires peuvent se trouver en Suisse ou à l’étranger. Nos serveurs sont situés en Suisse et dans l’UE.

Si un destinataire se trouve dans un pays ne disposant pas d’une législation adéquate en matière de protection des données, nous lui imposons contractuellement de respecter les normes applicables (à l’aide des clauses contractuelles types révisées de la Commission européenne, disponibles ici : https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj), sauf s’il est déjà soumis à un cadre reconnu garantissant la protection des données ou si nous pouvons nous prévaloir d’une exception. Une exception peut s’appliquer dans le cadre de procédures judiciaires à l’étranger, en cas d’intérêt public prépondérant, si cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat, si vous avez donné votre consentement ou si les données sont accessibles au public et que vous ne vous êtes pas opposé à leur traitement.

11. Cookies

Nous utilisons des « cookies » et des technologies similaires sur notre site web et notre plateforme pour identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier envoyé à votre ordinateur ou appareil mobile, ou stocké automatiquement par votre navigateur, lorsque vous visitez notre site. Lorsque vous revenez, nous pouvons vous reconnaître, même si nous ne savons pas qui vous êtes.

Nous utilisons des cookies de session (supprimés après votre visite) et des cookies persistants (qui conservent vos préférences et d’autres informations, p. ex. pendant deux ans). Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer les cookies. La plupart des navigateurs acceptent les cookies par défaut.

Nous utilisons des cookies persistants pour enregistrer les paramètres de l’utilisateur (p. ex. la langue, la connexion automatique) et comprendre comment nos services sont utilisés. Certains cookies sont déposés par nous, d’autres par nos partenaires. Le blocage des cookies peut désactiver certaines fonctions (comme le choix de la langue).

Nos e-mails peuvent contenir des images visibles ou invisibles qui nous indiquent si et quand vous avez ouvert l’e-mail. Cela nous aide à comprendre l’usage et à adapter les contenus. Vous pouvez bloquer cela dans les paramètres de votre messagerie.

Selon la finalité, nous pouvons demander votre consentement avant d’utiliser ces technologies. Vous pouvez gérer vos paramètres via le site web.

Nous utilisons parfois Google Analytics ou des outils similaires. Ce service, généralement fourni par Google Ireland (et Google LLC aux États-Unis), nous aide à mesurer l’utilisation du site web (de manière non personnelle). Il utilise des cookies persistants. Nous le configurons pour anonymiser les adresses IP en Europe avant leur envoi aux États-Unis et désactivons le « partage des données » et les « signaux ». Nous partons du principe que Google ne reçoit pas de données personnelles, mais il peut associer les données d’utilisation à votre compte Google si vous êtes connecté. Le traitement par Google est soumis à sa propre politique de confidentialité. Nous recevons de Google uniquement des statistiques d’utilisation, pas d’informations personnelles.

12. Coordonnées

Nous sommes responsables du traitement décrit dans la présente politique de confidentialité. Vous pouvez nous contacter pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits :

support@plenio.com
Cubra AG, Seonerstrasse 6, 5600 Lenzburg, Suisse
+41 62 765 81 31

13. Mises à jour

La présente politique de confidentialité peut être mise à jour pour tenir compte de changements juridiques ou opérationnels. La version en vigueur est celle publiée sur notre site web. Nous vous recommandons de la consulter régulièrement.