Datenschutzerklärung

Bei Plenio legen wir grossen Wert auf den Schutz von Personendaten. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir von Arbeitgebern und Recruitern erheben, die Plenio nutzen, wie wir diese verwenden und welche Rechte Ihnen nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen zustehen, insbesondere nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Ob und in welchem Umfang diese Gesetze gelten, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

Bei Fragen erreichen Sie uns unter support@plenio.com

1. Welche Daten wir erheben und bearbeiten

Wir bearbeiten Personendaten, die Sie bei der Registrierung und Nutzung der Plattform angeben, sowie Daten, die beim Betrieb der Plattform anfallen. Dazu gehören insbesondere:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort oder die Kennungen Ihres Google-Kontos, wenn Sie sich mit Google anmelden
• Organisationsdaten: Firmenname und -angaben, Teammitglieder und Einladungen sowie deren Rollen
• Recruiting-Daten: von Ihnen hochgeladene Stellenbeschreibungen und Dateien, Suchkriterien, Ihre Entscheidungen zu Kandidaten-Matches und Ihre Kontaktanfragen
• Abrechnungsdaten: Lizenz-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen Ihrer Organisation
• Feedback und Supportanfragen, die Sie uns senden
• Technische und Nutzungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp) beim Besuch unserer Website oder bei der Nutzung der Plattform

Wir setzen zudem Dienste Dritter ein (z. B. Google Analytics, Gleap, Customer.io), um den Datenverkehr und die Nutzerinteraktionen auf unserer Website und Plattform zu analysieren (siehe Ziffer 10). Diese Dienste können technische Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen erheben.

2. Wie und wozu wir Ihre Daten verwenden

• Um Ihnen Zugang zur Plattform und ihren Funktionen zu geben, einschliesslich Ihres Organisationskontos und der Teamverwaltung
• Um aus den von Ihnen bereitgestellten Beschreibungen und Dateien mithilfe KI-gestützter Verarbeitung Stellenanzeigen zu erstellen
• Um Ihre Stellenanzeigen mit Kandidaten abzugleichen und Ihnen die Ergebnisse anzuzeigen
• Um Kandidaten in Ihrem Auftrag zu kontaktieren, wenn Sie eine Kontaktanfrage senden
• Um Rechnungen zu stellen sowie Lizenzen und Credits zu verwalten
• Um mit Ihnen zu kommunizieren und Kundensupport zu leisten
• Um die Plattform durch Analysen und Feedback zu verbessern und weiterzuentwickeln
• Um Ihnen Informationen zu unseren eigenen Leistungen zu senden (Sie können dem jederzeit widersprechen)
• Um den Betrieb und die Sicherheit unseres Geschäfts sicherzustellen, insbesondere der IT und unserer Plattform

3. Kandidatendaten

Plenio zeigt Ihnen Daten von Kandidaten, die zu Ihren Stellenanzeigen passen. Die Kontaktdaten eines Kandidaten bleiben für Sie verborgen, bis der Kandidat der Weitergabe zugestimmt hat. Sie dürfen Kandidatendaten nur verwenden, um Kandidaten für die Stelle zu beurteilen, für die sie vorgeschlagen wurden, und für diese Stelle zu rekrutieren. Sie dürfen sie weder verkaufen noch an Dritte weitergeben noch für andere Zwecke nutzen. Hat ein Kandidat Ihnen seine Kontaktdaten mitgeteilt, sind Sie für Ihre weitere Bearbeitung dieser Daten nach dem anwendbaren Datenschutzrecht selbst verantwortlich.

Kandidaten werden in der Datenschutzerklärung der Plenio-Kandidatenplattform über die Bearbeitung ihrer Daten informiert.

4. Rechtsgrundlagen der Bearbeitung

• Vertragserfüllung – wenn die Bearbeitung erforderlich ist, um Ihrer Organisation die Plattform bereitzustellen oder einen Vertrag vorzubereiten
• Berechtigtes Interesse – um unsere Leistungen zu verbessern, die Sicherheit zu analysieren oder zu gewährleisten und Geschäftskunden über unsere Leistungen zu informieren, sofern Ihre Rechte diese Interessen nicht überwiegen
• Rechtliche Verpflichtung – zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Steuer- und Buchführungsrecht)
• Einwilligung – wo wir sie einholen (z. B. optionale Cookies); die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass die bisherige Bearbeitung berührt wird

5. Aufbewahrung und Löschung von Daten

Personendaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, einschliesslich gesetzlicher, regulatorischer und betrieblicher Anforderungen.

Wenn Sie Ihr Konto löschen oder Ihre Organisation gelöscht wird, werden die zugehörigen Daten innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen).

Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten können Sie über support@plenio.com verlangen.

6. Ihre Rechte (DSGVO / Schweiz)

• Auskunftsrecht
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung («Recht auf Vergessenwerden»)
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung und Widerspruchsrecht
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde

Aufsichtsbehörden:

• Schweiz: EDÖB – https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home.html
• EWR: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_de

7. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen, beispielsweise:

• Sichere Server in der Schweiz und in der EU
• Verschlüsselung der Datenübertragung (HTTPS/SSL)
• Zugriffskontrollen und Authentifizierungsmassnahmen
• Regelmässige Systemüberwachung und Schwachstellenscans

Trotz aller Massnahmen kann keine vollständige Sicherheit garantiert werden. Bei einer Datenschutzverletzung, die ein Risiko für Ihre Rechte darstellen kann, werden betroffene Nutzer und Aufsichtsbehörden nach dem anwendbaren Recht benachrichtigt, soweit erforderlich. Bitte halten Sie Ihre Zugangsdaten geheim und stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitglieder Ihrer Organisation Zugriff auf das Konto haben.

8. KI-gestützte Verarbeitung und automatisierte Entscheidungen

Plenio setzt KI ein, um die von Ihnen bereitgestellten Stellenbeschreibungen zu strukturieren und Kandidaten für Ihre Stellenanzeigen zu bewerten. Diese Ergebnisse sind Vorschläge. Die Entscheidung, ob ein Kandidat kontaktiert, interviewt oder eingestellt wird, treffen immer Sie. Wir setzen Ihnen gegenüber keine vollautomatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ein (Art. 22 DSGVO).

9. Nur für Geschäftskunden

Plenio für Arbeitgeber richtet sich an die berufliche Nutzung durch Personen, die mindestens 18 Jahre alt sind und für eine Organisation handeln. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen.

10. Datenweitergabe und internationale Datenübermittlung

Wir können Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit und für die oben beschriebenen Zwecke an Dritte weitergeben, soweit dies zulässig und angemessen ist, entweder weil diese die Daten für uns bearbeiten oder für eigene Zwecke verwenden. Dazu gehören:

• Unsere Dienstleister, etwa IT-, Hosting-, E-Mail- und KI-Anbieter
• Kandidaten, die Ihren Namen, Ihre Organisation sowie den Inhalt der Stellenanzeige und der Kontaktanfrage sehen, die Sie ihnen senden
• Andere Mitglieder Ihrer Organisation entsprechend ihrer Rolle
• In- und ausländische Behörden, Ämter oder Gerichte

Diese Empfänger können sich in der Schweiz oder im Ausland befinden. Unsere Server befinden sich in der Schweiz und in der EU.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenes Datenschutzniveau, verpflichten wir ihn vertraglich zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzstandards (mithilfe der überarbeiteten Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj), es sei denn, er unterliegt bereits einem anerkannten Rahmen, der den Datenschutz sicherstellt, oder wir können uns auf eine Ausnahme stützen. Eine Ausnahme kann bei Rechtsverfahren im Ausland, bei überwiegendem öffentlichem Interesse, zur Vertragserfüllung, bei Ihrer Einwilligung oder bei öffentlich zugänglichen Daten gelten, gegen deren Bearbeitung nicht widersprochen wurde.

11. Cookies

Wir verwenden auf unserer Website und Plattform «Cookies» und ähnliche Technologien, um Ihren Browser oder Ihr Gerät zu erkennen. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die Ihr Browser beim Besuch unserer Website an Ihren Computer oder Ihr Mobilgerät sendet bzw. dort automatisch speichert. Kehren Sie zurück, können wir Sie wiedererkennen, auch wenn wir nicht wissen, wer Sie sind.

Wir verwenden Sitzungs-Cookies (werden nach Ihrem Besuch gelöscht) und dauerhafte Cookies (speichern Einstellungen und andere Informationen, z. B. für zwei Jahre). Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Cookies ablehnt oder löscht. Die meisten Browser akzeptieren Cookies standardmässig.

Wir verwenden dauerhafte Cookies, um Nutzereinstellungen (z. B. Sprache, automatische Anmeldung) zu speichern und zu verstehen, wie unsere Leistungen genutzt werden. Einige Cookies setzen wir selbst, andere unsere Partner. Das Blockieren von Cookies kann einzelne Funktionen (wie die Sprachauswahl) deaktivieren.

Unsere E-Mails können sichtbare oder unsichtbare Bilder enthalten, die uns mitteilen, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben. Das hilft uns, die Nutzung zu verstehen und Inhalte anzupassen. Sie können dies in Ihren E-Mail-Einstellungen blockieren.

Je nach Zweck holen wir vor dem Einsatz dieser Technologien möglicherweise Ihre Einwilligung ein. Ihre Einstellungen können Sie über die Website verwalten.

Wir verwenden zeitweise Google Analytics oder ähnliche Tools. Dieser Dienst, in der Regel von Google Ireland (und Google LLC in den USA), hilft uns, die Website-Nutzung (nicht personenbezogen) zu messen. Er verwendet dauerhafte Cookies. Wir konfigurieren ihn so, dass IP-Adressen in Europa anonymisiert werden, bevor sie in die USA gesendet werden, und deaktivieren die «Datenweitergabe» und «Signale». Wir gehen davon aus, dass Google keine Personendaten erhält, es kann Nutzungsdaten jedoch mit Ihrem Google-Konto verknüpfen, wenn Sie angemeldet sind. Die Bearbeitung durch Google unterliegt deren eigener Datenschutzerklärung. Von Google erhalten wir nur Nutzungsstatistiken, keine persönlichen Informationen.

12. Kontaktangaben

Wir sind Verantwortliche für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Bearbeitung. Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns wie folgt:

support@plenio.com
Cubra AG, Seonerstrasse 6, 5600 Lenzburg, Schweiz
+41 62 765 81 31

13. Aktualisierungen

Diese Datenschutzerklärung kann aufgrund rechtlicher oder betrieblicher Änderungen aktualisiert werden. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Wir empfehlen, sie regelmässig zu prüfen.